Privacy Policy
Last updated: January 14, 2025
Your privacy is important to us. CKS Software Solutions SL is committed to protecting your personal data and being transparent about what information we collect and how we use it, in full compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR), the Spanish Organic Law 3/2018 on Personal Data Protection (LOPDGDD), and Dutch data protection laws.
1. Data Controller
The data controller responsible for your personal data is:
CKS Software Solutions SL
Plaza Carlos Trias Beltran 4
28022 Madrid, Spain
Email: privacy@ckssoftwaresolutions.com
Phone: +34 677 178 469
2. What Personal Data We Collect
We may collect and process the following categories of personal data:
2.1 Information You Provide Directly
- Contact Information: Name, email address, phone number, company name
- Communication Data: Messages and inquiries submitted through our contact form
- Business Information: Details about your project requirements and service interests
2.2 Information Collected Automatically
- Technical Data: IP address, browser type, operating system, device information
- Usage Data: Pages visited, time spent on site, referral source
- Cookie Data: Information collected through cookies and similar technologies (see our Cookie Policy)
3. Legal Basis for Processing
Under the GDPR, we process your personal data based on the following legal grounds:
| Purpose | Legal Basis (GDPR Article 6) |
|---|---|
| Responding to your inquiries | Legitimate interest / Contract performance |
| Providing our services | Contract performance |
| Sending marketing communications | Consent |
| Website analytics and improvement | Legitimate interest |
| Legal compliance | Legal obligation |
4. How We Use Your Data
We use your personal data for the following purposes:
- To respond to your contact form submissions and inquiries
- To provide project estimates and consultations
- To deliver contracted services
- To send relevant information about our services (with your consent)
- To improve our website and user experience
- To comply with legal obligations
5. Data Sharing and Transfers
We do not sell your personal data. We may share your data with:
- Service Providers: Third-party providers who assist in operating our website and services (hosting, analytics)
- Group Companies: Our parent company Monalyse BV (Netherlands) for business operations
- Legal Authorities: When required by law or to protect our legal rights
International Transfers
Your data may be transferred within the European Economic Area (EEA). For any transfers outside the EEA, we ensure appropriate safeguards are in place, such as Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.
6. Data Retention
We retain your personal data only for as long as necessary:
- Contact form submissions: 3 years from last contact
- Client project data: 10 years (Spanish legal requirements)
- Website analytics: 26 months
- Marketing consent records: Duration of consent plus 3 years
7. Your Rights Under GDPR
Under the GDPR and applicable Spanish/Dutch law, you have the following rights:
- Right of Access: Request a copy of your personal data
- Right to Rectification: Correct inaccurate or incomplete data
- Right to Erasure: Request deletion of your data ("right to be forgotten")
- Right to Restrict Processing: Limit how we use your data
- Right to Data Portability: Receive your data in a structured, machine-readable format
- Right to Object: Object to processing based on legitimate interests
- Right to Withdraw Consent: Withdraw consent at any time for consent-based processing
To exercise these rights, contact us at privacy@ckssoftwaresolutions.com. We will respond within 30 days.
8. Data Security
We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal data, including:
- SSL/TLS encryption for data in transit
- Access controls and authentication
- Regular security assessments
- Employee training on data protection
9. Supervisory Authorities
If you believe we have not handled your data correctly, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority:
- Spain: Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD) - www.aepd.es
- Netherlands: Autoriteit Persoonsgegevens (AP) - www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
10. Changes to This Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of significant changes by posting a notice on our website or by email. The "Last updated" date at the top indicates when the policy was last revised.
11. Contact Us
For questions about this Privacy Policy or our data practices, contact us:
CKS Software Solutions SL
Email: privacy@ckssoftwaresolutions.com
Phone: +34 677 178 469
Address: Plaza Carlos Trias Beltran 4, 28022 Madrid, Spain
Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 14 januari 2025
Uw privacy is belangrijk voor ons. CKS Software Solutions SL zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens en is transparant over welke informatie we verzamelen en hoe we deze gebruiken, in volledige overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Spaanse Organieke Wet 3/2018 inzake bescherming van persoonsgegevens (LOPDGDD) en de Nederlandse wetgeving inzake gegevensbescherming.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
CKS Software Solutions SL
Plaza Carlos Trias Beltran 4
28022 Madrid, Spanje
E-mail: privacy@ckssoftwaresolutions.com
Telefoon: +34 677 178 469
2. Welke Persoonsgegevens We Verzamelen
Wij kunnen de volgende categorieen persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
2.1 Informatie die u direct verstrekt
- Contactgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam
- Communicatiegegevens: Berichten en vragen ingediend via ons contactformulier
- Bedrijfsinformatie: Details over uw projectvereisten en service-interesses
2.2 Automatisch verzamelde informatie
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, apparaatinformatie
- Gebruiksgegevens: Bezochte pagina's, tijd doorgebracht op de site, verwijzingsbron
- Cookiegegevens: Informatie verzameld via cookies en vergelijkbare technologieen (zie ons Cookiebeleid)
3. Rechtsgrond voor Verwerking
Op grond van de AVG verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
| Doel | Rechtsgrond (AVG Artikel 6) |
|---|---|
| Reageren op uw vragen | Gerechtvaardigd belang / Uitvoering overeenkomst |
| Leveren van onze diensten | Uitvoering overeenkomst |
| Verzenden van marketingcommunicatie | Toestemming |
| Website-analyse en verbetering | Gerechtvaardigd belang |
| Wettelijke naleving | Wettelijke verplichting |
4. Hoe We Uw Gegevens Gebruiken
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Om te reageren op uw contactformulierinzendingen en vragen
- Om projectschattingen en consultaties te verstrekken
- Om gecontracteerde diensten te leveren
- Om relevante informatie over onze diensten te sturen (met uw toestemming)
- Om onze website en gebruikerservaring te verbeteren
- Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen
5. Gegevens Delen en Overdrachten
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen uw gegevens delen met:
- Dienstverleners: Derde partijen die helpen bij het beheren van onze website en diensten (hosting, analytics)
- Groepsmaatschappijen: Ons moederbedrijf Monalyse BV (Nederland) voor bedrijfsactiviteiten
- Juridische autoriteiten: Wanneer wettelijk vereist of om onze juridische rechten te beschermen
Internationale Overdrachten
Uw gegevens kunnen worden overgedragen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Voor overdrachten buiten de EER zorgen wij voor passende waarborgen, zoals Standaard Contractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.
6. Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk:
- Contactformulierinzendingen: 3 jaar vanaf laatste contact
- Klantprojectgegevens: 10 jaar (Spaanse wettelijke vereisten)
- Website-analytics: 26 maanden
- Marketing toestemmingsregistraties: Duur van toestemming plus 3 jaar
7. Uw Rechten onder de AVG
Op grond van de AVG en toepasselijke Spaanse/Nederlandse wetgeving heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage: Een kopie van uw persoonsgegevens opvragen
- Recht op rectificatie: Onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren
- Recht op verwijdering: Verzoek tot verwijdering van uw gegevens ("recht om vergeten te worden")
- Recht op beperking van verwerking: Beperken hoe wij uw gegevens gebruiken
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat
- Recht van bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen
- Recht om toestemming in te trekken: Toestemming op elk moment intrekken voor op toestemming gebaseerde verwerking
Om deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via privacy@ckssoftwaresolutions.com. Wij reageren binnen 30 dagen.
8. Gegevensbeveiliging
Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
- SSL/TLS-encryptie voor gegevens tijdens verzending
- Toegangscontroles en authenticatie
- Regelmatige beveiligingsbeoordelingen
- Training van medewerkers op het gebied van gegevensbescherming
9. Toezichthoudende Autoriteiten
Als u van mening bent dat wij uw gegevens niet correct hebben behandeld, heeft u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit:
- Spanje: Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD) - www.aepd.es
- Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens (AP) - www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
10. Wijzigingen in Dit Beleid
Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen door een bericht op onze website te plaatsen of per e-mail. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is herzien.
11. Contact
Voor vragen over dit Privacybeleid of onze gegevenspraktijken, neem contact met ons op:
CKS Software Solutions SL
E-mail: privacy@ckssoftwaresolutions.com
Telefoon: +34 677 178 469
Adres: Plaza Carlos Trias Beltran 4, 28022 Madrid, Spanje